Beauvais Paheko : facilitez la gestion de votre association
Maison des Associations Harmonie (MSIH), 25 rue Maurice Segonds, Le mercredi 29 janvier 2025 de 18h00 à 20h00.
Cette séance est préparée conjointement par l'association Oisux et le service de la Vie Associative de Beauvais. Présentation et inscription par le Service de la Vie Associative :
https://paheko.cloud
Déroulé de la séance :
Possibilité d'un essai gratuit : https://paheko.cloud/essai/ pour lequel il faut renseigner : le nom d'une association, un couple Nom & Prénom et une adresse mail.
Exemple utilisé pendant les séances : https://demopaheko.bvs2l.info installé chez un hébergeur internet.
On se place dans le cas où l'association utilise le logiciel à la fois pour la gestion des adhérents ET pour la compta. (Il est possible de n'utiliser que l'un ou l'autre.)
A) Fonctionnalités de base et premières manipulations
1) Enregistrement d'un premier adhérent (par défaut "membre actif").
2) Importation d'une liste d'adhérents existant déjà dans un tableau (téléchargement de la liste).
3) Sélection des informations apparaissant dans la liste des adhérents.
4) Déclaration d'une cotisation, obligatoire ou pas, dans la rubrique [Membres/Activités & cotisations]. La cotisation est considérée comme une activité, qui fera l'objet ou non d'un paiement.
5) Établissement du tarif de la cotisation (ou des tarifs de la cotisation). A ce stade, il faut que la Compta existe car le but est que les cotisations soient prises en compte dans la compta. Donc on va créer un premier exercice comptable, en déclarant dans un premier temps un Compte Courant et/ou un Compte Épargne.
6) Retour sur la cotisation dans la rubrique [Membres/Activités & cotisations] avec l'établissement du tarif de la cotisation, ou des tarifs de cotisation, par exemple un tarif de base et un tarif réduit.
7) Saisie des premières cotisations, selon le tarif, en chèque ou en espèces.
8) Exemples de saisies de dépenses : assurance, papèterie, etc. Et de recettes : dons, subventions, etc.
9) Aperçu du Compte de résultat et du Bilan.
10) Convocation à l'Assemblée Générale (N.B. : l'envoi de mail n'est pas possible dans le cas d'un essai gratuit sur https://paheko.cloud).
11) Ajout d'une activité, par exemple une sortie à un spectacle. Déclaration de son tarif.
12) Enregistrement du mot de passe d'un adhérent. Ou "première connexion" : enregistrement du mot de passe par l'adhérent.
13) Choix des informations personnelles de l'adhérent qui pourront être modifiées par lui-même.
14) Création de nouvelles catégories de membres avec des droits de gestion : Membres du Bureau, Membres du CA, Trésorier. Avec par exemple les droits suivants :
- Les membres du CA peuvent ajouter ou modifier des membres mais ne peuvent pas en supprimer ni modifier la structure. En lecture seulement pour la Compta.
- Les membres du Bureau : comme les membres du CA, mais peuvent en plus saisir des écritures dans la compta mais sans changer son organisation.
- Le Trésorier peut administrer entièrement la Compta mais pas modifier la configuration du logiciel.
- L’administrateur, cad le premier compte qui a été déclaré à l'installation du logiciel, a tous les droits, y compris celui de modifier la configuration du logiciel.
15) Édition des paramètres de présentation de l'association : nom, adresse postale, adresse mail et logo.
16) Gestion des rappels automatiques
17) Extensions : cartes de membres, suivi du temps, fiches de frais
B) Autres fonctionnalités
1) Enregistrement d'une dépense ou d'une recette et choix d'un compte par défaut ou du plan comptable. Intégration d'un compte dans la liste des favoris.
2) Modification des champs de la fiche des membres, par donner la possibilité aux membres de mettre une photo.
3) Rattachement de membres à un autre membre
4) Homonymes
5) Recherches avancées
6) D'un Paheko à l'autre
C) Fonctionnalités avancées. Extraits de l'aide sur le site de Paheko (https://paheko.cloud/aide)
1) Gestion des membres
- Export des listes de membres
- Famille : membres rattachés, membres responsables
- Importer des membres depuis HelloAsso
- Envoyer des messages
- Exclure un membre
- Communiquer les identifiants de connexion aux membres
- D’un tableur à Paheko : récupérer l’information du paiement des cotisations
- Fiche des membres : historique et journal d'audit
- SMS : export de la liste des membres pour le prestataire externe
2) Activités et cotisations
- Gestion des rappels
- Les activités et cotisations d’un exercice ou d'une année à l’autre
- Comment gérer les dons
- Tarif variable : formules de calcul pour les activités et cotisations
- Enregistrer plusieurs paiements pour une activité
- Gestion de copropriété
- Inscrire plusieurs membres en même temps à une activité
- Paiement unique pour plusieurs activités
3) Comptabilité
4) Documents
- Ajouter un document à une fiche de membre
- Gestion des fichiers
- Les fichiers liés aux écritures comptables
- Partager des fichiers
- Retrouver les fichiers des membres
5) Site web
- Activation et personnalisation du site web
- Créer des catégories pour organiser son site
- Écrire une page pour le site web
- Epingler une page sur la page d'accueil
- Le site de l’association et le RGPD
- Développement du site web
- Les mentions légales du site de l’association
- Référencement du site de l’association
- Restreindre l'accès aux pages du site web
- Statistiques du site web
6) Configuration
7) Extensions
8) Utilisation avancée